Administrative Einstellungen

In den administrativen Einstellungen bestimmen Sie die erweiterten Anwendungseinstellungen. Die administrativen Einstellungen stehen Ihnen im Einzelbenutzermodus jederzeit zur Verfügung, im Mehrbenutzermodus jedoch nur als Administrator.

Anmeldeeinstellungen

Im Mehrbenutzermodus werden Ihnen als Administrator die Anmeldeeinstellungen angezeigt, die Ihnen erlauben, dass Anmeldeverhalten aller MailShelf Nutzer zu bestimmen. Diese Rubrik ist nur dann verfügbar, wenn MailShelf in der Mehrbenutzerumgebung betrieben wird und Sie derzeit als Administrator angemeldet sind.

Benutzernamen aufzählen

Sofern diese Option aktiviert wurde, wird jedem MailShelf Benutzer in der Anmeldemaske eine Auswahlliste angezeigt, in welchem alle derzeit angelegten MailShelf Benutzer aufgezählt werden. Der entsprechende Benutzer kann somit schnell und einfach seinen Benutzernamen aus der Auswahlliste auswählen und muss nur noch sein Passwort zur Anmeldung eingeben.

Sofern diese Option nicht aktiviert wurde, erscheint in der Anmeldemaske ein Eingabefeld, in welchem der entsprechende Benutzer seinen Benutzernamen manuell eingeben muss. Eine Aufzählung aller vorhandenen MailShelf Benutzer erfolgt in diesem Fall nicht, so dass in diesem Fall keine Rückschlüsse auf andere MailShelf Benutzer möglich sind.

Passwort merken erlaubt

Durch die Aktivierung dieser Option erlauben Sie allen MailShelf Benutzern, dass diese Ihr Anmeldepasswort speichern dürfen, so dass dieses bei der Anmeldung durch den Benutzer nicht manuell eingegeben werden muss. Obwohl es sich hierbei um eine für die Benutzer bequeme Funktion handelt, könnte hier ein Sicherheitsrisiko bestehen, da sich bei aktivierter Option auch solche Benutzer mit dem entsprechenden Benutzerkonto anmelden können, denen das Benutzerpasswort nicht bekannt ist. Ob sich durch das Aktivieren dieser Option bei Ihnen ein Sicherheitsrisiko ergibt, sollte daher im Vorfeld von Ihnen evaluiert werden.

Automatische Anmeldung erlauben

Durch das Aktivieren dieser Option erlauben Sie allen MailShelf Benutzern die automatische Anmeldung, so dass die Benutzer bei Anmeldung weder Benutzernamen noch Passwort eingeben müssen. Obwohl es sich hierbei um eine für die Benutzer bequeme Funktion handelt, könnte hier ein Sicherheitsrisiko bestehen, da sich bei aktivierter Option auch solche Benutzer mit dem entsprechenden Benutzerkonto anmelden können, denen die Benutzerkontodaten nicht bekannt sind. Ob sich durch das Aktivieren dieser Option bei Ihnen ein Sicherheitsrisiko ergibt, sollte daher im Vorfeld von Ihnen evaluiert werden.

Protokollierung

Zeichen Sie Protokolle der ausgeführten Aufgaben für eine spätere Verwendung auf.

Operationen protokollieren

Durch die Aktivierung dieser Option werden alle Archivierungs- sowie Exportierungsaufgaben durch Serverprotokolle sowie Operationsprotokolle im Detail protokolliert, so dass nach Abschluss der Aufgabe im Verlauf ein entsprechend detailliertes Protokoll angelegt wird. Sofern diese Option deaktiviert wird, wird im Verlauf lediglich ein Standardprotokoll angelegt, welches weder Serverprotokolle noch Operationsprotokolle enthält.

Ein Standardprotokoll besteht aus dem Ergebnis der Aufgabe, die Anzahl der neu archivierten Nachrichten, der Start- sowie Endzeit der Aufgabe sowie aus dem Computernamen, von welchem die Aufgabe ausgeführt wurde als auch den entsprechenden Benutzernamen, welcher die Aufgabe ausgeführt hat.

Ein Server- sowie ein Operationsprotoll enthält darüber hinaus noch weiterführende Informationen der entsprechenden Aufgabe, welche für eine spätere Verwendung nützlich sein könnten. Wenn z.B. ein E-Mail-Server-Postfach wie z.B. IMAP, POP3 oder Microsoft Exchange archiviert wird, oder wenn vorhandene E-Mails aus MailShelf zu solch einem Postfach exportiert werden, werden alle Antworten des E-Mail-Servers im Serverprotokoll gespeichert. Im Operationsprotokoll hingegen werden alle internen Antworten von MailShelf gespeichert, welche sich auf die entsprechende Aufgabe beziehen.

Obwohl sich durch das Aktivieren dieser Option ein höherer Speicherplatzbedarf ergibt, ist es dennoch empfohlen, diese Option zu aktivieren, da Ihnen hier im Fall eines Fehlers Rückschlüsse auf die Fehlerursache gegeben werden.

Bitte beachten Sie, dass ein Serverprotokoll nur im Fehlerfall geschrieben wird. Sollte die Operation ohne Fehler verlaufen, wird aus Speicherplatzgründen sowie Performancegründen kein Serverprotokoll geschrieben.

Aufbewahrungsrichtlinien

Mit den Aufbewahrungsrichtlinien bestimmen Sie, wie lange E-Mails aufbewahrt werden müssen, d.h. wie lange sich diese im Archiv befinden müssen, bevor diese gelöscht werden können. Hierdurch können Sie gesetzliche Bestimmungen einhalten und vermeiden außerdem ein versehentliches Löschen von archivierten E-Mails. Wenn Sie also z.B. eine Aufbewahrungsdauer von 5 Jahren bestimmen, müssen sich E-Mails mindestens 5 Jahre und einen Tag im Archiv befinden, bevor Sie diese wieder löschen können.

Bestimmen der Aufbewahrungsdauer durch die Bildlaufleiste (Scroll-Balken)

Die Bildlaufleiste ermöglicht Ihnen die Dauer der Aufbewahrung in Jahren, mit einer Aufbewahrungsdauer von bis zu 30 Jahren zu bestimmen. Durch ein Ziehen der Bildlaufliste nach links verringern Sie den Wert, wobei Sie den Wert durch ein Ziehen nach rechts vergrößern können. Sofern der Wert auf den minimal verfügbaren Wert gesetzt wurde, können die E-Mails jederzeit aus dem Archiv gelöscht werden. Die Aufbewahrungsdauer kann jederzeit abgeändert werden, sofern diese jedoch nicht permanent festgesetzt wurde.

Festsetzen der Aufbewahrungsdauer

Um evtl. vorhandenen gesetzlichen Bestimmungen nachzukommen, können Sie die gesetzte Aufbewahrungsdauer permanent festsetzen. Hierfür wählen Sie in der Bildlaufleiste einfach eine Aufbewahrungsdauer von mindestens einem Jahr aus und klicken anschließend mit der rechten Maustaste auf die Bildlaufleiste, welche Ihnen dann die Option "Aufbewahrungsrichtlinie festsetzen" anbietet. Durch einen Klick auf diese Option können Sie die Aufbewahrungsdauer somit permanent festsetzen.

Bitte beachten Sie, dass ein Festsetzen der Aufbewahrungsdauer tatsächlich permanent, dauerhaft und endgültig ist. Sobald Sie die Aufbewahrungsdauer einmal festgesetzt haben, wird es Ihnen nicht mehr möglich sein, diese im Nachhinein abzuändern.

Fehlerbehandlung

Sie können festlegen, wie die Anwendung mit Fehlern umgehen soll, die eventuell während der Archivierung oder der Exportierung auftreten.

Erneut versuchen, wenn ein Fehler aufgetreten ist

Wenn Sie diese Option aktivieren, können Sie festlegen, dass die Anwendung versucht die aktuelle Operation erneut durchzuführen, bevor Ihnen ein Fehler angezeigt wird. Die Anzahl der Versuche sowie der zeitliche Abstand zwischen den Versuchen kann individuell gesetzt werden.