Damit E-Mails aus einem sich auf Ihrem System oder Netzwerk befindlichen Ordner archiviert werden können, welcher Microsoft Outlook konforme .msg-Dateien enthält, müssen Sie im Fenster "Microsoft Outlook MSG-Dateien archivieren" den entsprechenden Ordner auswählen und bei Bedarf die entsprechenden Einstellungen setzen. Ein einmal angelegtes Profil kann zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit bearbeitet werden.

Das Fenster "Microsoft Outlook MSG-Dateien archivieren" ist in Registerkarten, sogenannten Tabs aufgebaut, welche eine einfache und intuitive Bedienung ermöglichen.

Ordnerinformationen

In der Registerkarte "Ordnerinformationen" können Sie den entsprechenden Ordner auswählen, aus welchem E-Mails archiviert werden sollen. Im Grunde genommen ist es lediglich notwendig, die Ordnerinformationen korrekt einzugeben, um E-Mails aus einem Ordner archivieren zu können, so dass in den anderen Registerkarten nicht zwingend Einstellungen vorgenommen werden müssen.

Ordner

Geben Sie im Eingabefeld den Pfad zu dem entsprechenden Ordner ein, oder wählen Sie diesen mit einem Klick auf "Durchsuchen..." aus.

Unterordner einbeziehen

Legen Sie fest, ob evtl. vorhandene Unterordner des ausgewählten Ordners ebenfalls mit archiviert werden sollen.

Profilname

Vergeben Sie einen Profilnamen, unter welchem das Profil gespeichert werden soll.

Filter

Standardmäßig werden alle verfügbaren E-Mails des angegebenen Ordners mit die Archivierung einbezogen und somit archiviert, jedoch können Sie auch bestimmen, welche E-Mails nicht archiviert werden sollen.

Spam-E-Mails nicht archivieren

Legt fest, dass E-Mails, die als Spam- oder Junk-E-Mails erkannt wurden, nicht archiviert werden sollen. Diese Option kann Ihnen dabei helfen, dass E-Mail-Archiv klein und sauber zu halten, verlangsamt jedoch auch den Archivierungsprozess, da jede zu archivierende E-Mail vor Archivierung auf Spam- und Junk-Eigenschaften überprüft wird, was bei enorm vielen E-Mails sehr zeitintensiv ausfallen kann. Das Aktivieren dieser Option sollte daher im Vorfeld abgewogen werden.

Bitte beachten Sie außerdem, dass diese Option von den gesetzten Spamfilter-Einstellungen abhängt. Sollten Sie in den Spamfilter-Einstellungen keine Optionen zur Spam- bzw. Junk-E-Mail-Erkennung aktiviert haben, wird die Option "Spam-E-Mails nicht archivieren" während des Archivierungsprozesses nicht beachtet, so dass in diesem Fall auch Spam- und Junk-E-Mails archiviert werden. Denken Sie daher bitte daran, die Spamfilter-Einstellungen entsprechend zu setzen.

Keine E-Mails archivieren, die auf der Sperrliste stehen

Legt fest, dass E-Mails, die den gesetzten Kriterien der Sperrliste entsprechen, nicht archiviert werden sollen. Diese Option kann Ihnen dabei helfen, dass E-Mail-Archiv vor unerwünschten E-Mails zu schützen, kann jedoch den Archivierungsprozess geringfügig verlangsamen, da jede zu archivierende E-Mail vor Archivierung mit der Sperrliste abgeglichen wird.

Nur E-Mails archivieren, die älter sind als

Bestimmt, dass nur solche E-Mails archiviert werden sollen, welche sich in einem Bestimmten Zeitraum finden bzw. welche an einem bestimmten Zeitpunkt verschickt bzw. empfangen wurden.

Datum

Bestimmt das zu berücksichtigende Datum der E-Mails. Das entsprechende Datum sowie die entsprechende Uhrzeit kann aus den Kalenderauswahlfeldern ausgewählt bzw. festgelegt werden. Nach Bestimmung des Zeitpunkts werden anschließend nur solche E-Mails archiviert, die älter als das gesetzte Datum sind.

Zeitraum

Bestimmt den zu berücksichtigen Zeitraum der E-Mails. Die entsprechende Zeitraum kann durch die entsprechenden Auswahlfelder ausgewählt bzw. festgelegt werden, z.B. "1 Woche(n)". Nach Bestimmung des Zeitraums werden anschließend nur solche E-Mails archiviert, die älter als der bestimmte Zeitraum sind.

Löschen

Standardmäßig werden E-Mails nach der Archivierung nicht gelöscht und verbleiben somit im angegebenen Ordner, bis diese manuell aus dem Ordner gelöscht werden. Sie können jedoch auch bestimmen, dass E-Mails nach erfolgter Archivierung vollautomatisch aus dem angegebenen Ordner gelöscht werden.

Niemals

Bestimmt, dass E-Mails nach erfolgter Archivierung nicht gelöscht werden und somit im Ordner verbleiben.

Unmittelbar nach der Archivierung

Bestimmt, dass E-Mails unmittelbar nach erfolgter Archivierung aus dem Ordner gelöscht werden.

Frühestens <Zeitraum> nach der Archivierung

Bestimmt, dass E-Mails nach erfolgter Archivierung, jedoch frühestens nach dem festgelegtem Zeitraum aus dem Ordner gelöscht werden sollen wie beispielsweise, "1 Woche(n)".

Bei der Angabe von z.B. "1 Woche(n)" werden E-Mails während des Archivierungsprozesses archiviert und eine Woche nach erfolgter Archivierung vollautomatisch aus dem Ordner gelöscht, sofern jedoch der Archivierungsprozess nach einer Woche erneut durchgeführt wird.

Der gewünschte Zeitraum kann aus den entsprechenden Auswahlfeldern ausgewählt werden.

Wenn die E-Mail älter ist als <Zeitraum>

Bestimmt, dass E-Mails nach erfolgter Archivierung vollautomatisch aus dem Ordner gelöscht werden, sofern diese älter als der angegebene Zeitraum sind, wie z.B. "1 Woche(n)". Der gewünschte Zeitraum kann aus den entsprechenden Auswahlfeldern ausgewählt werden.

Sonstiges

Die Registerkarte "Sonstiges" erlaubt Ihnen erweiterte Optionen des Archivierungsprozesses festzulegen.

Dynamische Archivierung

Bestimmt, dass alle E-Mails dynamisch archiviert werden, was bedeutet, dass externe Inhalte wie z.B. Bilder und Skripte nicht in die archivierte E-Mail eingebettet werden, so dass diese in der E-Mail-Ansicht bei Bedarf manuell nachgeladen werden müssen.

Bei der dynamischen Archivierung handelt es sich um die Standardmethode, welche gleichzeitig die schnellste sowie Speicherplatzsparendste Archivierungsmethode ist.

Statische Archivierung

Bestimmt, dass E-Mails statisch archiviert werden, was bedeutet, dass externe Inhalte wie z.B. Bilder und Skripte in die archivierte E-Mail eingebettet werden, so dass diese in der E-Mail-Ansicht nicht manuell nachgeladen werden müssen.

Bei der statischen Archivierung wird die entsprechende E-Mail daher während des Archivierungsprozesses auf externe Inhalte geprüft, welche dann (sofern vorhanden) gleichzeitig aus dem Internet heruntergeladen werden, so dass diese unmittelbar und direkt in die zu archivierende E-Mail eingebettet und somit eingefügt werden können.

Hier sollte beachten werden, dass die statische Archivierung den Archivierungsprozess verlangsamen wird, da jeder externe Inhalt der entsprechenden E-Mail aus dem Internet auf Ihr lokales System heruntergeladen wird. Je nachdem wie groß der entsprechende externe Inhalt ist, kann dies den Archivierungsprozess enorm und merkbar verlangsamen.

Des Weiteren sollte berücksichtigt werden, dass externe Inhalte möglicherweise schon gar nicht mehr verfügbar sind und somit gar nicht eingebettet werden können. Gerade bei sehr alten E-Mails ist es nicht unüblich, dass die entsprechenden Inhalte von dem dazugehörigem Server inzwischen gelöscht wurden.

In diesem Fall wird dies ebenfalls den Archivierungsprozess enorm verlangsamen, da der entsprechende externe Inhalt nicht gefunden und heruntergeladen werden konnte und somit letztendlich durch MailShelf übersprungen wird, wodurch die E-Mail dann dynamisch archiviert werden würde.

Die Aktivierung der Option sollte daher im Vorfeld abgewogen werden.

Duplikate im Archiv erlauben

Bestimmt, dass E-Mail-Duplikate im Archiv, nicht jedoch im selben Archivordner ebenfalls archiviert werden sollen.

Standardmäßig werden alle sich im Archiv befindlichen Duplikate, also doppelt vorhandene E-Mails übersprungen, so dass dieselbe E-Mail nur einmal archiviert wird und sich somit letztendlich nur einmal im Archiv befindet.

Durch das Aktivieren dieser Option legen Sie jedoch fest, dass auch E-Mail-Duplikate, welche sich möglicherweise im selben Archiv befinden, ebenfalls archiviert werden, auch wenn sich diese bereits in einem anderen Archivordner innerhalb des Archivs befinden.

Beachten Sie bitte jedoch, dass ein Archivordner ein und dieselbe E-Mail nur einmal enthalten kann. E-Mail-Duplikate welche sich daher im selben Archivordner befinden, werden daher auch durch das Aktivieren dieser Option nicht archiviert werden.

Benutzerzuweisungen

In der Mehrbenutzerumgebung können Sie das Profil als Administrator bestimmten MailShelf Benutzern zuweisen, so dass Sie gezielt steuern können, welcher Benutzer Zugriff auf das Profil erhält. Sofern im Mehrbenutzermodus keine konkrete Benutzerzuweisung erfolgt, können nur Administratoren auf das Profil zugreifen. Ein Profil ist nicht auf nur einem Benutzer beschränkt und kann daher auch mehreren Benutzern gleichzeitig zugewiesen werden.

Die Benutzerübersicht listet bereits alle derzeit angelegten MailShelf Benutzer auf, so dass die Benutzerzuweisung schnell und einfach erfolgen kann, indem die Auswahlbox des entsprechenden Benutzers einfach durch Mausklick aktiviert wird.

Eine bereits erteilte Benutzerzuweisung kann durch Deaktivierung der entsprechenden Auswahlbox entzogen werden. Benutzer können in der Benutzerverwaltung hinzugefügt und bearbeitet werden.

Bitte beachten Sie, dass Ihnen die Registerkarte "Benutzerzuweisungen" nur dann angezeigt wird, wenn Sie MailShelf in der Mehrbenutzerumgebung betreiben und Sie als Administrator angemeldet sind.